О разделе Кадры

Описание

Модуль обеспечивает работу с кадрами: найм, увольнение, работа с документами, доступы к функционалу, допуски секретности.

Сотрудники

Сотрудники, являющиеся на данный момент трудоустроенные на предприятии.

-Журнал сотрудников

В журнале можно найти любого сотрудника, даже уволенного или удаленного с помощью специальных фильтров: По дате добавления (период дат), Поиск по ФИО, По телефону, По Объекту, По категории Аттестации, По Относимости и Объекту.

В системе безопасности логируется посещение журнала сотрудников и использование фильтров.

Удаленные сотрудники - это сотрудники которые были добавлены по ошибке и удалены. У них может не быть документов.  Сотрудника у которого есть подтвержденные документы удалить нельзя. Можно только уволить

- Кандидаты

Сотрудники, чьи документы еще не подтверждены, находятся в отдельном журнале для удобства обработки. Фильтры и функционал аналогичен журналу сотрудников

- Карточка сотрудника

В карточке сотрудника собрана вся необходимая информация о сотруднике

У пользователя системы может не быть доступа ко всей информации, поэтому не весь перечисленный ниже функционал доступен всем сотрудникам для просмотра.

Любое изменение данных сотрудника логируется.

Для просмотра файлов, документов в карточке пользователя требуется специальный уровень доступа. По-умолчанию они недоступны для просмотра. Просмотр каждого файла логируется

Общая информация

Базовая информация: ФИО, телефон, эл. почта, пол

Документы

Перечислены все загруженные документы без вывода персональной информации, а просто для индикации какие именно документы есть у сотрудника.

Объекты

Список Объектов в которым относится сотрудник. Объектов может быть несколько. Можно добавить Объект из списка.

-Настройки доступа в системе

Можно выдать или отозвать доступ

Выданное снаряжение

Перечислен список снаряжения, который выдается сотруднику не в рамках смены, а при трудоустройстве и имеет срок действия больше чем 1 смена.

Приглашение нового сотрудника в систему

В рамках обеспечения безопасности и целостности организационной структуры публичная регистрация в системе отсутствует.

Для подключения нового сотрудника в Платформу используется специальный интерфейс в котором нужно внести обязательные и по возможности опциональные данные. Также на этом этапе настраивается уровень доступа сотрудника.

Обязательные поля: Телефон это уникальное поле и будет являться логином при входе в систему; Группа/Департамент для назначения уровня доступа (В дальнейшем это свойство можно изменить ил дополнительно настроить)

Опциональные поля: ФИО для удобства идентификации; Электронная почта для дополнительной связи с сотрудником

При вводе телефона автоматически производится проверка уникальности.

Если телефон в системе уже зарегистрирован, то будет предложено: если номер принадлежит активному сотруднику, то изменить номер приглашаемого или отменить операцию / Если телефон принадлежал сотруднику, которого ранее отключали от системы, то переназначить телефон новому сотруднику, а у старого отключить. Информация о том, что телефон принадлежал другому сотруднику также будет сохранена.При поиске по номеру телефона оба сотрудника будут в результатах.

После отправки запроса Платформа отправит СМС с информацией и ссылкой на скачивание мобильного приложения.

Принять приглашение из СМС (для сотрудника)

В СМС есть ссылка на скачивание мобильного приложения. Кандидат, получив ссылку переходит по ней и скачивает приложение. После установки появится окно для ввода телефона. Кандидат вводит свой номер телефона и Платформа определяет статус заполненности личной карточки и предлагает перейти на нужный экран для завершения процесса заполнения данных.

Отклонить приглашение

Для отклонения приглашения сотруднику, получившему его, ничего делать не нужно.

Работа с сервисным устройством - если сотруднику выдан телефон с предустановленным ПО, то шаг с установкой можно пропустить

Просмотр доступа

Свои настройки доступа можно посмотреть и настроить в профиле, или найдя себя в списке сотрудников и перейдя в карточку.

Доступ каждого сотрудника зависит в первую очередь от назначенной группы, но также доступ можно детально настроить для отдельного сотрудника.

Группа содержит в себе уже заранее подготовленный список доступа и при приглашении указание группы обязательно.

В карточке сотрудника в отдельном интерфейсе перечислены все доступные уровни доступа и отмечены назначенные.

Если у авторизованного пользователя есть возможность назначения доступа, то назначение/отзыв доступен. Если нет, то просмотр в режиме «Только просмотр»

Назначение/отзыв доступа

Находясь в карточке сотрудника в интерфейсе назначения доступа необходимо просто выбрать нужный доступ. После чего будет отправлен запрос на сервер и в случае успешного назначения, доступ будет подсвечен как назначенный.

В случае ошибки (Нет прав для назначения), будет показано окно с ошибкой. Отзыв доступа работает аналогично.

Документы

В рамках организации определен целый ряд разных типов документов, которые должны быть обязательными или опциональными в зависимости от группы.

Также каждый документ может иметь дату истечения за которой система следит и оповещает определенных пользователей.

Каждый тип документов также имеет свой набор разнотипных полей, которые нужно настраивать, добавлять и редактировать.

Для этих задач создана специальная настраиваемая система основанная на контейнере и полях.

Документ является контейнером для полей, который привязывается к пользователю и к категории документов.

Категория документов (например, Паспорт) кроме названия и системных полей также содержит прикрепленные поля. Их количество неограничено и может меняться в процессе эксплуатации.

В категории указывается какое именно из полей хранит в себе дату истечения.

Каждое поле имеет название и тип данных, которые хранит. В упрощенном виде система выглядит так:

Категории документов

Для хранения полей служат категории. Категория это тип документа (Паспорт, Медсправка, УЧО и тд). Количество категорий не ограничено, но стоит следить за уникальностью категорий.

Категории могут содержать подкатегории. Например, можно для удобства создать категорию «Медицина», а внутри категории «Справка по форме No1», «Справка по форме No2» и тд.

Управление категориями документов

Управление доступно из журнала категорий документов при переходе в карточку категории из журнала категорий.

В карточке категории можно отредактировать, как обязательные поля, так и настроить опциональные и информационные (иконку, цвет). Здесь же происходит настройка полей данных для категории

Настройка полей документов

Каждое поле для категории будет доступно для заполнения, как в систем, так и в мобильном приложении. Поле это по сути поле данных в самом документе: и в паспорте, в водительском удостоверении

Каждое поле имеет: Название: Серия, Номер и тд Тип данных

Номер : для хранения цифровых значений (123, 333.43) Строка : для хранения текста (ГУВД по г Москва)
Дата : для хранения дат (2023-04-02 00:00:00)
Булево : флаг для обозначения Да/Нет Файлы : хранятся ссылки на файлы с мета-информацией (размер, тип файла, идентификатор) Список : хранится предзаполненный список, например список категорий для ВУ (A, B, C, D…).

Будет предложено выбрать один или несколько элементов

Группа: поля также можно группировать по определенному признаку для удобства.

Например, для паспорта поля Серия и Номер могут быть в группе «Серия и номер»

Порядок в списке полей — поля можно сортировать

Опциональные настройки валидации (проверки): Обязательность поля

Минимальное/максимальное значение (для цифровых полей)

Маска для ввода: техническое поле для удобства ввода информации. Например для ввода телефона можно ввести маску +X (XXX) XXX-XX-XX и тогда при вводе телефонного номера в интерфейсе будет отображено +7 926 111-22-33 , а не 79261112233 Настройка декоративная, а не функциональная

Поле добавления нового поля в категорию и при наличии заполненных документов из этой категории будет предложено: Оповестить сотрудников с заполненными документами, что нужно заполнить недостающие поля. Дозаполнение поля необязательно, поле потребуется заполнить только новым сотрудникам при регистрации

Если сотрудник в мобильном приложении зайдет в свой профиль и откроет документ на просмотр, то ему будет предложено дозаполнить документ, даже если ранее было указано, что дозаполнение необязательно. Система всегда проверяет заполненность документов и при обнаружении незаполненного поля, потребует или порекомендует заполнить (в зависимости от обязательности) **

Журнал документов

В журнале документов находятся документы, которые заполнили сотрудники в процессе регистрации. В основном журнале находятся все документы, для документов которые в процессе заполнения, ждут проверку или проходят проверку есть отдельный раздел “Кандидаты”. Функционал разделов идентичен, просто в «Кандидатах» все документы отфильтрованы по статусу Черновик, Проходят проверку

В журнале доступны фильтры: По дате добавления (период дат), Поиск по ФИО,
По дате истечения (период), По дате последнего обновления (период), По статусу (множественный выбор)**

Управление документами

Переход в карточку документа, где происходит просмотр и редактирование доступно из журнала документов и из карточки сотрудника.

В карточке документа можно изменить любое поле кроме загруженных файлов (фото, сканы документов). Это сделано в целях безопасности.

Каждое действие с документов будет записано в историю в формате: Кто внес изменения
Когда и Что именно и на что было изменено

Автоматические проверки

Проверка сроков действия документов. Согласно настройкам категории документов, где указано какое именно поле является полем истечения срока действия документа,  система ежедневно проводит сканирование документов в системе и в случае обнаружения документа, который истекает за X дней: Помечает документ: как требующий внимания; Отправляет уведомление сотруднику; Создает запись в «Напоминаниях»; Отправляет уведомление в систему в раздел «Диспетчерская»

В случае если оповещение уже срабатывало ранее, то за Y дней будет снова отправлено уведомление, но при этом уже помечено как срочное

Проверка документов

После загрузки документов сотрудник попадает в раздел «Кандидаты», где собраны все претенденты, чьи документы нужно проверить и подтвердить, или отклонить.

В журнале кандидатов доступны фильтры: Поиск по ФИО; По дате добавления (период дат);
По дате последнего обновления (период);  Поиск по телефону или электронной почте**

Подтверждение документов

В интерфейсе проверки для подтверждения документа требуется подтвердить каждое поле. Только после этого появится возможность подтвердить документ.

Для удобства проверки рядом с полями расположены сканы/фото документов.

После подтверждения документов сотрудник получит уведомление и ему станет доступен весь функционал сотрудника.

До подтверждения сотрудник видит только экран с информацией о проходящей проверке

Отклонение документов

При наличии несоответствий документ можно отклонить и предложить сотруднику заполнить документы заново.

В процессе отклонения можно указать опциональный комментарий для сотрудника.

Подтверждение или отклонение создает запись в базе, поэтому по каждому документы хранится история проверок с фиксацией сотрудника проводившего проверку. Если было проведено несколько проверок, то каждая проверка будет зафиксирована.

Дополнительно каждое открытие документа также фиксируется в системе логирования